Fara í efni
Leiðtoginn

Vinnustaðamenning og mannauður

Móttaka nýrra starfsmanna

Að taka vel á móti nýjum starfsmanni er sameiginlegt verkefni allra á vinnustaðnum þó að næsti yfirmaður komi oftast mest að málum og beri ábyrgð á ferlinu ásamt mannauðsstjóra. Koma þarf nýliðum inn í verkefni, vinnulag og skipulag á vinnustaðnum, kynna skráðar og óskráðar reglur í samskiptum og aðstoða við praktísk atriði. Nýi starfsmaðurinn er oftast spenntur og áhugasamur um starfið og fullur af orku. Hann er einnig í mörgum tilfellum með reynslu og góðar hugmyndir sem vinnustaðurinn getur nýtt sér.

Til mikils er að vinna að vel takist til og sjaldan er um mikið átak að ræða þó að undirbúa þurfi nokkur atriði eins vel og kostur er. Ef vel er að verki staðið má reikna með að nýi starfsmaðurinn verði ánægðari í starfi og að hann nái fyrr að tileinka sér verkefnin sem minnkar álag á þá sem fyrir eru. Nýir starfsmenn eru ólíklegri til að hætta ef vel er tekið á móti þeim, þeir eru síður frá vegna veikinda og minni líkur eru á vinnuslysum. Reikna má með meiri gæðum í verkefnavinnu og meiri samheldni á vinnustaðnum ef nýliðar fá góðan grunn í upphafi.

Rannsóknir sýna að þeir sem fá vandaða nýliðafræðslu eru:
  • Mun líklegri til að vera enn á sama vinnustað þremur árum síðar.
  • Upplifun starfsmannsins af vinnuaðstæðum og starfsumhverfinu í upphafi starfs hefur mikið að segja um hvernig starfsmanni gengur í starfi.
  • Fyrstu 90 dagar í starfi skipta sköpum um hvort starfsmaður fótar sig í fyrirtækinu.
Góðar leiðbeiningar um móttöku nýrra starfsmanna má finna á síðu BrancheFællesskabet for Arbejdsmiljø for Velfærd og Offentlig administration. 
Samtök iðnaðarins og Háskólinn á Akureyri gáfu út ritið Lengi býr að fyrstu gerð árið 2008. Ritið hafði að markmiði að kynna fyrir stjórnendum mikilvægi þjálfunar og fræðslu fyrir nýráðið starfsfólk.

Jafnvægi vinnu og einkalífs

Þeir rammar sem settir eru í fyrirtækinu, í vinnumenningu og starfinu sjálfu skipta miklu máli fyrir jafnvægi milli vinnu og einkalífs hjá starfsmönnum.
Það sem stjórnendur geta gert til að stuðla að betra jafnvægi er meðal annars þetta:
  • Útbúa ramma svo starfsmenn geti tekið frí eða minnkað starfshlutfall þegar erfiðleikar eru í einkalífinu, svo sem vegna veikindi barna eða skilnaðar.
  • Sýna sveigjanleika með vinnutíma og fundi þegar fólk þarf að sinna veikum börnum.
  • Fylgjast vel með þeim starfsmönnum sem hafa mikil áhrif í starfi og stjórna sér að mestu sjálfir. Þeir eiga oft erfitt með að draga mörk milli vinnu og einkalífs því þeir eru mjög helgaðir starfinu og hafa sjálfir tekið þátt í að að skipuleggja verkþætti og setja tímamörk.
  • Kanna hvort starfsmenn séu sjálfir að búa til reglur um hvað telst til vinnu? Telst það að svara tölvupósti að kvöldlagi vera vinna? Á fólk að vinna heima þegar veikum börnum er sinnt? Hvenær er maður of veikur til að vinna? Það þarf að liðsinna starfsmönnum við að setja þessi mörk.
  • Aðstoða starfsmenn við að takmarka umfang vinnunnar. Þegar þeir bæta við sig verkefnum spyrja þá hvað þeir vilji taka út á móti.
  • Spyrja sérstaklega um jafnvægi í starfsþróunarsamtali og nýta upplýsingarnar til að skipuleggja starf og starfsþróun. Kemur sér t.d. vel eða illa fyrir starfsmann að vinna yfirvinnu ef svo ber undir?
Skortur á jafnvægi milli vinnu og einkalífs veldur gjarnan streitu. Góð ráð um jafnvægi geta því líka gagnast til að fyrirbyggja streitu.
- Byggt á ráðum af síðunni BrancheFællesskabet for Arbejdsmiljø for Velfærd og Offentlig administration. 

Viðbrögð við áföllum starfsmanna

Viðbragðsáætlun vegna skyndilegs andláts á vinnustað

Embætti landlæknis hefur tekið saman tillögu fyrir vinnustaði að viðbragðsáætlun vegna skyndilegs andláts á vinnustað. Í henni kemur fram hvernig bregðast megi við ef starfsfélagi deyr skyndilega eða ástvinur starfsfélaga.

Skyndilegt andlát vinnufélaga eða ástvinamissir er harmleikur sem getur haft djúpstæð áhrif á samstarfsfólk. Því getur það verið stuðningur fyrir stjórnendur og starfsfólk að hafa tiltækt ferli sem hægt er að grípa til og styðjast við í slíkum óvæntum aðstæðum. Mikilvægt er þó að hafa í huga að hvert tilfelli er einstakt sem og hver vinnustaður og aðlaga þarf viðbrögðin hverju sinni.

Smellið á slóðina til að nálgst prentvæna útgáfu af "Tillögu að viðbragðsáætlun vegna skyndilegs andláts á vinnustað".

Hvernig geta stjórnendur mætt starfsmönnum sem lenda í áföllum?

„..engin tvö mál eru eins."

Við tökumst öll á við vandamál og áföll í daglega lífinu. Flestir reyna að aðskilja einkalíf og vinnu en stundum taka erfiðleikar heima fyrir of mikinn toll og hafa veruleg áhrif á líðan og starfsgetu. Hvað getur þú sem yfirmaður gert í slíkum tilfellum? Þetta geta verið með erfiðari verkefnum stjórnenda og engin tvö mál eru eins.
Almennt gildir að sýna þarf samúð og hluttekningu en á sama tíma þarf að halda verkefnum gangandi og gæta að fagmennsku. Hér er minnst á nokkur almenn atriði sem gætu hjálpað:
  • Ekki spyrja of margra spurninga. Þú þarft að sýna umhyggju og skilning en nauðsynlegt er að virða rétt einstaklingsins til að halda viðkvæmum málum fyrir sig. Það er ekki hlutverk stjórnandans að vera trúnaðarvinur starfsmanns, hvað þá að taka hann í meðferð. Það er ákveðið valdaójafnvægi milli aðila og ekki gott að setja starfsmann í þá stöðu að hann segi yfirmanni meira en hann hefði kosið.
  • Vertu til taks. Það getur verið of yfirþyrmandi fyrir starfsmann að afsaka fjarveru eða slaka frammistöðu og því getur fylgt ákveðin skömm. Ef starfsmenn skynja samúð og að hægt sé að leita til yfirmanna er líklegra að þeir láti vita fyrr en ella.  
  • Hlustaðu fyrst áður en þú ráðleggur. Hlustaðu á starfsmann áður en þú ráðleggur eða grípur til ótímabærra aðgerða. Mögulega hefur hann þörf fyrir að skýra stöðuna en ekki endilega fyrir að fá ráðleggingar eða leyfi frá störfum. Starfsmaður hefur eflaust þegar hugsað um hvað myndi koma sér vel fyrir báða aðila í aðstæðunum, svo sem að hafa tímabundna sveigju á vinnutíma, eða að færa til verkefni.    
  • Fylgstu með og vertu í reglulegu sambandi. Gott er að veita starfsmanni stuðning með því að ræða reglulega við hann (gættu þó að trúnaði gagnvart öðrum starfsmönnum). Hann mun kunna að meta umhyggju þína og þú átt auðveldara með að meta stöðuna á hverjum tíma. Hvettu hann til að láta þig vita ef þörf er á spjalli eða frekari aðgerðum.
  • Vertu samkvæm/ur sjálfum þér. Þú munt mögulega setja ákveðið fordæmi þegar svona mál koma upp og aðrir starfsmenn munu reikna með að fá sömu meðferð ef þeir lenda í svipuðum aðstæðum.
  • Vertu með á hreinu hvað þú getur boðið. Þú getur oftast ekki ákveðið á eigin spýtur hvaða aðgerða gripið er til. Þú getur þó möguleika gefið starfsmanni val um að vinna á öðrum tímum eða að vinna að heiman til dæmis. Best er að vera vel að sér um reglur fyrirtækisins í svona tilvikum og ef málið ber brátt að þarftu að fá að bera aðgerðir sem þið ræðið undir þinn yfirmann. Ef starfsmaður þarf á ráðgjöf eða meðferð að halda leitaðu þá til þinna yfirmanna eða mannauðsstjóra um aðstoð. Ef ástæða er til gæti verið skynsamlegt að benda starfsmanni á að leita til heimilislæknis.
  • Hugaðu að vinnuálagi og dreifingu verkefna. Ef starfsmaður er frá vinnu um tíma þarf að huga að hvort hægt sé að færa verkefni hans tímabundið yfir á aðra sem eru reiðubúnir til að taka þau að sér. Ef ákveðið er að starfsmaður sé tímabundið frá vinnu eða skili minna starfshlutfalli í tiltekinn tíma er ráðlagt að taka samtal að þeim tíma loknum þar sem næstu skref eru rædd. Stundum er erfitt að áætla hvenær starfsmaður kemur inn að nýju, en þrátt fyrir óvissu er ráðlagt að tala saman reglulega til að taka stöðuna og ákveða framhaldið. Mikilvægt er að vinna áætlanir í sameiningu og hafa þær skýrar og raunhæfar.

 

Bor

Gott að muna: 

  • Gefðu tóninn um skilning og samkennd á vinnustaðnum. Það hvetur aðra starfsmenn til að láta vita ef þeir sjálfir lenda í vanda og hjálpar þér að þekkja merkin þegar svipuð mál koma upp.
  • Leitaðu skapandi lausna - ef til vill er sveigjanlegur vinnutími það eina sem þarf til að starfsmaður nái að sinna sínum verkefnum.
  • Vertu í reglulegu sambandi. Það hjálpar starfsmanni og gefur þér færi á að grípa til frekari aðgerða ef þörf krefur. 
  • Ekki reyna að meðhöndla starfsmann. Þótt þú viljir vel er ekki rétt að stjórnendur fari of djúpt í persónulegan vanda fólks.
  • Ekki gefa loforð sem þú getur ekki efnt. Vertu með á hreinu hvað þú getur boðið starfsmanni svo sem breytt vinnufyrirkomulag, leyfi eða annað.
  • Gættu sanngirni og bjóddu starfsmönnum sambærilegar lausnir í áþekkum aðstæðum.

- Byggt á samantekt Carolyn O'Hara fyrir Harvard Business Review.

Orlof

Vel heppnað orlof er mikilvægt fyrir starfsfólkið og áhrifarík leið til að vinna gegn áhrifum streitu. Í greininni Orlof og streita er að finna umfjöllun um mikilvægi þess að hlúa vel að starfsfólki í tengslum við orlofstöku og bent á hvernig við getum gert orlofstökuna áhrifaríkari því jákvæð áhrif frítöku geta því miður verið skammvinn ef við förum rangt að.

Stjórnendur verða að tryggja að starfsemin gangi sinn vanagang á sumarleyfistímabilum en gætu um leið passað upp á að ekki sé of mikið álag á þá sem eftir verða eða á starfsfólkinu þegar það kemur til baka endurnært úr fríinu.

Eftirfarandi er gott að hafa í huga.

  • Settu skýrar reglur. Það getur oft verið snúið og stundum nær útilokað að skipuleggja sumarfríin svo öllum líki en þá skiptir öllu máli að það séu skýrar, sanngjarnar og gagnsæjar reglur sem gilda fyrir alla.
  • Hafðu samráð. Allir þurfa að geta komið sínum óskum á framfæri þó að ekki sé alltaf hægt að verða við þeim öllum. Það er á hendi stjórnandans að púsla saman orlofsóskunum og reyna að koma til móts við fólk eins og mögulegt er.

    Í lögum um orlof segir í 5 gr. að atvinnurekandi skuli verða við óskum launþega um hvenær orlof skuli veitt, að svo miklu leyti sem unnt er vegna starfseminnar.

  • Gerðu raunhæfar áætlanir. Á sumrin og í kringum helstu frídaga þarf að huga að álagi á þá sem eftir verða á vinnustaðnum. Það þarf að ráða afleysingafólk með góðum fyrirvara og stilla af verkefni svo ekki komi upp óþarfa vandamál. Gæta þarf að því að tími gefist til að skila af sér, erfitt getur verið fyrir þá sem koma úr fríi að sitja uppi með verkefni sem ekki er vitað hvernig á að leysa.
  • Forðastu í lengstu lög að trufla fólk í fríi. Ef þið sjáið að það verði nauðsynlegt er mikilvægt að ákveða fyrirfram hvenær og hvernig haft verði samband.
Byggt á ráðum frá BrancheFællesskabet for Arbejdsmiljø for Velfærd og Offentlig administration.
 

Out-of-office skilaboð

Gott er að virkja out-of-office skilaboð þegar þú eða starfsfólk þitt er frá vinnu í lengri eða skemmri tíma. Í skilaboðunum þarf að koma fram hvenær þú kemur aftur og hver sé staðgengill þinn ef málið þolir ekki bið. Sjálfsagt er að ræða við staðgengil áður en nafn hans er sett í skilaboðin svo hann sé undir það búinn að taka við verkefnunum og sé ekki sjálfur frá vinnu á tímabilinu.
Hér að neðan eru nokkrar hugmyndir að skilaboðum. Að sjálfsögðu er misjafnt eftir störfum og ábyrgð hvernig skilaboð þú vilt senda. Einnig geta verið skráðar eða óskráðar reglur í fyrirtækinu um hvernig skilaboðin eigi að líta út.

Tillaga 1 – sumarfrí

Takk fyrir póstinn.

Ég er í sumarfríi. Hér er sú almenna regla að skoða ekki vinnupóst í fríum og því verður þessum pósti ekki svarað. Þú getur að sjálfsögðu haft samband við [nafn, netfang] ef erindið þolir ekki bið.

Hafðu það gott í sumar,
[nafn]

Tillaga 2

Hæ, hæ.

Í frí núna, kíki ekkert á póstinn! Heyrumst aftur [dags].

En það er opið hjá okkur og hægt að hafa samband í síma [sími skiptiborðs] eða senda línu á [netfang staðgengils].

[nafn]

Tillaga 3 - sumarfrí

Takk fyrir póstinn.

Ég er í sumarfríi eins og er og kem aftur til starfa [dagsetning]. Vinsamlegast hafðu samband við [nafn, póstfang] ef málið þolir ekki bið, en [hann/hún] mun taka við mínum verkefnum á meðan ég er í fríi.

Bestu kveðjur,
[nafn]

Tillaga 4

Takk fyrir póstinn.

Verð fjarverandi til [dagsetning]. Vinsamlegast hafðu samband við [nafn staðgengils og póstfang] ef málið þolir ekki bið.

Heyrumst,
[nafn]

 

Eyðing tölvupósts í fríi?

Í ljósi þess hve mikilvægt er að starfsmenn nái að aftengja sig frá vinnu í fríinu hafa sum fyrirtæki tekið upp þá reglu að eyða pósti sem starfsmenn fá í lengri leyfum og er það þá gert með vitund og vilja starfsmanns og yfirmanns. Ef þessi leið er farin þarf að huga sérstaklega að því að sendanda sé gert ljóst að póstinum verði eytt og hvert hann eigi að snúa sér með erindið. Vinnustaðurinn þarf líka að skoða tæknilegar útfærslur áður en þessi leið er farin.
Hér eru tillögur að skilaboðum ef pósti er eytt.

Boð frá vinnustaðnum

"Subject"-lína: Starfsmaður er í fríi til [dagsetning] - athugið að póstinum þínum var eytt!
Takk fyrir póstinn.
Vinsamlegast athugið að starfsmaður er í fríi til [dagsetning endurkomu] og póstinum þínum hefur verið eytt. Þetta er liður í þeirri viðleitni [nafn fyrirtækisins] að gefa starfsmönnum færi á að aftengja sig frá vinnu í frítíma og gera endurkomu ánægjulegri.
Ef erindið er áríðandi bendum við þér á að hafa samband í síma [símanúmer skiptiborðs] eða senda póstinn áfram til [nafn, póstfang staðgengils].
Vinsamlegast sendu póstinn aftur til starfsmanns eftir [dagsetning endurkomu] ef þú telur hann eiga erindi eftir þann tíma.

Boð frá starfsmanninum

"Subject"-lína: Ég er í fríi til [dagsetning] - athugið að póstinum þínum var eytt!
Takk fyrir póstinn.
Ég er í fríi til [dagsetning endurkomu] og póstinum þínum hefur verið eytt í samræmi við þá viðleitni [fyrirtækisins] að gefa starfsmönnum færi á að aftengja sig frá vinnu í frítíma og gera endurkomu ánægjulegri.
Ef erindið er áríðandi vinsamlegast hafðu samband við skiptiborð [símanúmer] eða sendu póstinn áfram til [nafn + póstfang staðgengils] en [hann/hún] mun taka við verkefnum mínum í millitíðinni.
Vinsamlegast sendu póstinn aftur til mín eftir [dagsetning endurkomu] ef þú hefur ekki fengið úrlausn þinna mála eða telur hann enn eiga erindi.
Bestu kveðjur,
[nafn]

Óskráðar reglur í fyrirtækjum

Gott er að minna á og kynna óskráðar reglur þegar margir eru í fjarvinnu.
Á öllum vinnustöðum eru til staðar óskráðar reglur: Þær finnast í teymum eða jafnvel í fyrirtækinu í heild. Er í lagi að vera ekki í mynd á fjarfundum, er viðeigandi að senda broskarla til viðskiptavina, er illa séð að senda samstarfsfólki póst utan vinnutíma? Þetta eru aðeins dæmi um atriði sem sjaldan eru skráð og kynnt á vinnustöðum en eru þó til staðar. 
Eftir mörg ár á sama stað veist þú mögulega að það er í lagi að fara í stuttan göngutúr á miðjum degi til að hreinsa hugann en nýi starfsmaðurinn veit ekki endilega af þessum möguleika. Litlir óvissuþættir geta valdið óöryggi og misskilningi sem hægt væri að fyrirbyggja.
Það er vert að minnast hér á hugmynd Giles Turnbull sem starfaði fyrir UT þjónustu breska ríkisins (UK's  Government  Digital  Service) en hann vildi leggja áherslu á við nýja starfsmenn að það væri alltaf í góðu lagi að biðja um hjálp, gera mistök og eiga slæma daga inn á milli. Hér eru dæmi af listanum sem Giles hengdi upp á sínum vinnustað:


Það er í lagi að ...

  • segja „ég veit ekki“
  • biðja um nánari skýringar
  • spyrja af hverju og af hverju ekki
  • segja að þú skiljir ekki
  • gleyma hlutum
  • vita ekki allt
  • nota heyrnartól
  • dæsa
  • fara á annan stað til að einbeita sér
  • skoða ekki póstinn utan vinnutíma
  • segja nei þegar þú ert of upptekin/n

Svona listi færir upp á yfirborðið það sem þegar er talið vera í lagi á vinnustaðnum en ekki allir vita af og gott er að minna á. 

Eitraðir samstarfsmenn?

Stundum er rætt um „eitraða samstarfsmenn“ eða eitruð teymi en þá er átt við tiltekna hegðun sem skemmir út frá sér og getur skipt sköpum um velgengi einingar eða jafnvel fyrirtækisins í heild. Stjórnandi sem verður var við slíka hegðun meðal starfsmanna sinna verður að taka tímanlega í taumana því ef hún er látin óátalin er aðeins verið að viðhalda afleitu ástandi.
Lesa má nánar um eitraða samstarfsmenn í grein á annari síðu en hér er algengasta og eitraðasta hegðunin:
  • Baktala, gagnrýna, kenna öðrum um 
  • Slúðra, dreifa sögusögnum
  • Samþykkja á fundum en fylgja ekki eftir
  • Safna og sitja á upplýsingum
  • Grafa undan öðrum
  • Taka eigin hagsmuni fram yfir hagsmuni teymis eða fyrirtækis  
  • Gárur á vatni

Fögnum fjölbreytileikanum

Mikilvægi fjölbreytileikans í fyrirtækjum

Aukinn fjölbreytileiki í samfélaginu leiðir af sér aukinn fjölbreytileika á vinnustöðum og um leið dínamískari starfsmannahópa sem geta skilað arðbærum árangri í rekstri. Rannsóknir sýna að blandaðir starfsmannahópar hafa reynst árangursríkari en einsleitir þegar vel tekst til því með auknum fjölbreytileika koma fleiri hugmyndir að borðinu sem byggja á margþættri reynslu starfsfólksins.
Hér á landi erum við flest vön frekar einsleitum vinnustöðum og eigum enn töluvert í land við að leiða hugann að þeim tækifærum sem felast í fjölbreytninni og mikilvægi þess að öllum finnist þau tilheyra á vinnustaðnum. Um leið og við fikrum okkur inn í þessa tíma aukinnar fjölbreytni þurfum við því að vinna með eigin fordóma og hlutdrægni. Við erum jú öll af sama toga hvort heldur við gætum hafa skilgreint okkur eða verið skilgreind eftir kyni, kynþætti, lit, trúarbrögðum, sem hinsegin fólk, innflytjendur, flóttafólk, ungir, gamlir, fatlað fólk eða fólk með skerta starfsgetu.
Það er samfélagsleg skylda okkar að gera öllum kleyft að leggja sitt af mörkum á vinnumarkað til að geta aflað tekna, látið ljós sitt skína og notið virðingar samstarfsfólks og félagsskapar þess. Vinnustaðir spila afar mikilvægt hlutverk í þessu samhengi og ljóst að þeir þurfa að setja sér að standa vel að því að auka fjölbreytileika á vinnustöðum og huga að inngildingu hans.
Með fjölbreytileika (e. diversity) á vinnustöðum er átt við að lögð sé áhersla á að taka inn í hópinn og virkja fólk af ólíku þjóðerni, ólíkum félagslegum uppruna, kyni, kynhneigð, aldri, vali á mataræði o.s.frv.
Með inngildingu (e. inclusion) fjölbreytileika á vinnustöðum er átt við að vinnustaðurinn hafi tekið ákvörðun um að inngilda fjölbreytileikann með því að innleiða vinnustaðamenningu þar sem allt starfsfólk er velkomið, líka það sem til þessa hefur jafnvel átt erfitt uppdráttar vegna líkamlegar og andlegar skerðingar eða af því það tilheyrir minnihlutahópum. Einnig þarf að tryggja að allt starfsfólk hafi aðgang að sömu úrræðum og tækifærum innan vinnustaðar.

Hver er ávinningurinn?

Til viðbótar við fjárhagslegan ávinning benda þau hjá McKinsey á að fyrirtæki geti búist við að ná árangri á fimm sviðum til viðbótar. Með auknum fjölbreytileika megi þannig búast við að vinnustaðir nái að:
  •  Ráða eftirsótt starfsfólk – Fyrirtæki sem stýra lýðfræðilegum prófíl vinnustaða sinna eiga auðveldara með að ná til sín eftirsóttu starfsfólki um leið og þau gæta þess að fjölbreytileiki starfsmannahópsins haldist.
  • Auka gæði ákvarðanatöku – Fjölbreytileikinn kemur með ólík sjónarhorn að borðinu sem nýtast vel þegar verkefnin krefjast þess að teymið búi yfir færni í að geta séð fyrir mögulegar lausnir og leyst úr flóknum vanda.
  • Efla innsæi og nýsköpun – Fjölbreytt teymi eru almennt meira skapandi og eiga auðveldara með að spá fyrir um hvaða breytingar gætu verið framundan.
  • Styrkja áhugahvöt og auka starfsánægju – Rannsóknir sýna fram á að vinnustaðir sem hlúa að fjölbreytileikanum eru allt að 75% líklegri til að ná góðum árangri í að skapa vinnumenningu sem einkennist af vandaðri teymisvinnu.
  • Styrkja ímynd fyrirtækisins – Fyrirtæki sem ná að viðhalda eða bæta inngildingu og fjölbreytileika þegar kreppir að geta til að mynda frekar komist hjá neikvæðum afleiðingum samdráttar.
  • Öll þessi atriði skila sér síðan í auknum fjárhagslegum ávinningi.

Hvað er til ráða?

Til að ná árangri við að auka fjölbreytileikann, inngilda hann og viðhalda gætu stjórnendur tekið ákvörðun um að tileinka sér og innleiða eftirfarandi á vinnustaðnum:
  1. Sjá til þess að fjölbreyttir hæfileikar séu metnir að verðleikum.
  2. Efla ábyrgð og getu/færni stjórnenda.
  3. Gæta sanngirni og gagnsæis í þeim tilgangi að jafna aðgang að tækifærum.
  4. Stuðla að víðsýni og taka á eitraðri framkomu, fordómum og mismunun.
  5. Gera öllum kleift að tilheyra með því að styðja afdráttarlaust allar birtingarmyndir fjölbreytileikans.
Að taka ákvörðun um að tileinka sér þessi ráð er krefjandi en afar jákvæð áskorun sem getur gert þér sem stjórnanda kleift að skapa á vinnustaðnum alveg nýja menningu þar sem manngæska ríkir og allir hafa tækifæri til vellíðunar og vaxtar.

Hvernig er hægt að byrja?

Það má hefja þetta ferli á marga vegu en þú gætir valið að byrja með réttu orðunum. Um leið og þú reynir að tileinka þér þau ráð sem líkleg eru til árangurs væri ekki úr lagi að skoða hvernig samskiptin eru nú þegar á vinnustaðnum og hvaða orð eru notuð.

Einfalt getur verið að byrja á að leggja við hlustir og sýna fyrstu skrefin í verki. Kynsegin fólk á Íslandi hefur til að mynda sent ákall út í samfélagið undanfarið til að vekja athygli á þeirri mismunun sem felst oft í vali okkar á þeim orðum sem við notum í samskiptum okkar á milli. Þau leggja til að við kynnum okkur óskir þeirra um orðaval og förum með þeim í þá vegferð til að gera fólki kleift að velja hvernig það skilgreinir sig og hvernig það er ávarpað. Með því að mæta þessu ákalli getur vinnustaður tekið eitt lítið skref í átt til viðurkenningar á fjölbreytileikanum og innleiðingu hans í samfélaginu og á vinnustöðum.

 

Hvernig ávörpum við hvort annað?

Kvár – stálp

Við gætum byrjað á að kynna okkur ný nafnorð fyrir kynsegin fólk/kynhlutlaust mál. Lagt er til að þau séu notuð til viðbótar við kynbundnu orðin sem notuð hafa verið.
  • Í stað þess að segja karl/kona/kynsegin einstaklingur er nýja leiðin karl/kona/kvár.
  • Í stað þess að segja stelpa/strákur/kynsegið barn að nota stelpa/strákur/stálp.
Sjá nánari umfjöllun hér og einnig hér.

Hann – hún - hán – hé – hín

„Sumt kynsegin fólk kýs að nota kynhlutlaus persónufornöfn. Íslensk persónufornöfn sem notuð eru um fólk vísa alltaf til karlkyns (hann) eða kvenkyns (hún). Að auki er til hvorugkynspersónufornafnið það sem er almennt ekki notað um manneskjur. Nýlega hafa fornöfnin hán, hé og hín rutt sér til rúms hérlendis. Þau eru einkum notuð af kynsegin fólki. Orðin taka oftast með sér hvorugkyn (þótt það geti verið misjafnt hvað fólk kýs í þeim efnum).“ – Tilvísunin er tekin beint af síðu Samtakanna 78 – sjá frekari umfjöllun hér.
En hvenær ætti að nota hán og hvenær hé eða hín? Því er til að svara að þau hafa öll sömu merkingu, hán er líklega algengast en einhverjir kjósa að nota frekar hé eða hín.
(hún/she/her) (hann/he/him) (hán/they/them)
Með því að nota réttu orðin sýnum við hvort öðru virðingu og gefum út þau skilaboð að við samþykkjum hvort annað eins og við erum. Lagt er til við vinnustaði að þeir taki upp þá vinnureglu að bjóða starfsfólki að láta vita hvernig það vill láta ávarpa sig. Mælst er til þess að þegar nýtt starfsfólk er ráðið til vinnu sé því strax boðið að segja til um hvernig það vilji láta ávarpa sig.
Til að koma þessu til skila til samstarfsfólks má innleiða og viðhafa þann sið að bæta (hún/she/her), (hann/he/him) eða (hán/they/them) aftan við nöfn starfsfólks í starfsmannalistum og sem skýringu aftan við undirskrift sína á vinnupóstum og/eða persónulegum póstum.
Til að þessi leið nái að vera fullkomlega eðlileg þannig að öllum sé sýnd tilhlýðileg virðing er æskilegt að allir á vinnustaðnum séu samtaka um þetta. Að endingu er gott að leiða hugann að því að við erum öll einstök og veröldin í öllum regnbogans litum.
Á vefnum Hinsegin frá Ö-A er að finna virkilega áhugaverðar og mikilvægar upplýsingar fyrir stjórnendur og alla þá sem vilja fagna fjölbreytileikanum.

Setjum upp ný gleraugu

Hver vinnustaður þarf að sjálfsögðu að finna út hvar hann vill hefja sína vegferð í átt til aukins fjölbreytileika og vellíðunar. Hér setjum við samt fram nokkrar hugmyndir að atriðum sem stjórnendur gætu velt fyrir sér ef þeir vilja huga að hvort þörf sé á breytingum. 
  • Hvað vantar í flóruna ykkar? Hafið í huga hvort vinnustaðurinn endurspegli samfélagið út frá kyni, kynþætti, húðlit, trúarbrögðum, hinsegin fólki, innflytjendum, flóttafólki, aldri, fólki með fötlun eða skerta starfsgetu og svo framvegis.
  • Eru allir jafn velkomnir?
  • Hvar liggja fordómarnir? Við erum líklega aldrei alveg fordómalaus svo gott er að spyrja sig þessarar spurningar.
  • Mætir eitthvað af starfsfólkinu ykkar hindrunum sem draga úr möguleikum þess til vellíðunar eða vaxtar?
  • Hafið þið kjark til að stöðva eitraða eða fordómafulla framkomu? Gerið þið það?
  • Er það látið viðgangast að talað sé niður til fólks/neikvætt um fólk svo sem vegna útlits, mataræðis, kynhneigðar, aldurs eða annars?

Þegar fer að skýrast hvar má gera betur er hægt að hefja vegferð til betra samfélags á vinnustaðnum í þeim tilgangi að auka árangur og vellíðan.

Greinar  um fjölbreytileika og inngildingu

 

Endurkoma til vinnu

„gott að hafa í huga að fara ekki of geyst af stað og gott að byrja í hlutastarfi“
Flest þekkjum við það að veikjast og vera frá vinnu í einhverja daga en koma aftur til starfa eins og ekkert hafi í skorist. Að sama skapi þekkjum við hvað það er gott að komast aftur í rútínu, hitta samstarfsfólk og glíma við verkefnin í vinnunni. Rannsóknir sýna líka að vinna getur flýtt verulega fyrir bata og í því ljósi er að eiga sér stað viðhorfsbreyting í þá átt að það sé heilsusamlegt að fara að vinna á bataferlinu jafnvel þegar um langtíma veikindi er að ræða. Ávallt er þó gott að hafa í huga að fara ekki of geyst af stað og gott að byrja í hlutastarfi og auka við starfshlutfallið jafnt og vinnuþrekið eykst.
Talað er um að flestan heilsuvanda sé hægt að meðhöndla samfara vinnu með því að leggja áherslu á hvað einstaklingurinn getur gert í stað þess að beina athyglinni að því sem hann getur ekki gert. Þetta er hægt að gera með því að aðlaga vinnu og/eða vinnuumhverfi að getu starfsmannsins og sneiða hjá hindrunum.

Niðurstöður rannsókna

Rannsóknir hafa verið framkvæmdar á árangursríkustu leið til endurkomu á vinnumarkað, þær benda til að:
  • Vinna við hæfi sé heilsueflandi. Hún bæti sjálfsmyndina, lífsgæði og vellíðan.
  • Heilsa fólks eflist þegar það kemur til vinnu að lokinni veikindafjarveru.
  • Það geti verið heilsueflandi fyrir fólk, bæði með líkamleg og andleg vandamál að vera í vinnu þrátt fyrir sjúkdómseinkenni eða sjúkdóma.
  • Vinna styrkir fjárhagsstöðu heimilanna og dregur úr ójöfnuði í samfélaginu.
  • Það er alls ekki nauðsynlegt að vera orðinn fullkomlega heilbrigður áður en farið er aftur til starfa þvert á móti bendir flest til þess að stigvaxandi endurkoma sé mun vænlegri kostur.
  • Vinna getur verið drjúgur þáttur í starfsendurhæfingu.
  • Því fyrr sem gripið er inn í fjarvistarferlið, því betri árangur næst.
Einstaklingar sem eru að koma úr veikindaleyfi hafa oft áhyggjur af því hvernig muni ganga, hvort veikindin taki sig upp eða þeir ráði ekki við verkefnin og því er afar mikilvægt að fyrirtækin séu sveigjanleg, sýni góðan skilning og veiti stuðning.
Rannsóknir sýna að stjórnendur sem hafa þá stefnu að setja sig fljótlega í samband við starfsmenn sem hafa verið fjarverandi vegna veikinda og sýna þeim samkend ná yfirleitt betri árangri í endurkomu starfsmanna til vinnu en hinir sem finna fyrir óöryggi og aðhafst ekkert.


Gátlisti fyrir stjórnendur

Gott gæti verið fyrir stjórnendur að hafa eftirfarandi í huga til að draga úr veikindafjarveru:

  • Endurkoma til vinnu getur verið nauðsynlegur hluti af bata.

  • Stjórnendur ættu að vera í reglulegu sambandi við starfsmenn í veikindafjarveru til að ræða líðan og fyrirhugaða endurkomu.

  • Hóflega snemmbær hvatning og meðferð sem styður við endurkomu til vinnu er mun árangursríkari fyrir einstaklinginn en að hvílast eingöngu.

  • Gott getur verið að aðlaga vinnu eða vinnuumhverfi tímabundið til að koma til móts við starfshæfni starfsmannsins þar til hann getur unnið eins og áður.

  • Þó vinnan geti verið óþægileg eða erfið til að byrja með þá veldur hún sjaldnast skaða ef varlega er farið.

  • Meðferð getur haft áhrif á einkenni sjúkdóms og auðveldað vinnu. Stundum er ekki von á lækningu og því ástæðulaust að bíða með endurkomu.

  • Læknisvottorð er tímabundin ráðlegging um að starfsmaður geti ekki verið í fullu eða venjulegu starfi. Það er yfirleitt ekki læknisfræðileg tilskipun um að viðkomandi megi alls ekki vinna neitt.

  • Umhyggja, stuðningur og samskipti kosta lítið - útlagður kostnaður er því í lágmarki en ávinningur getur verið mikill.

Fjarvistastjórnun

Markmiðið er að minnka fjarveru og stytta fjarvista­tímann.
Fyrirtæki eru í auknu mæli að átta sig á því að þau geta lagt sitt af mörkum til að draga úr veikindafjarveru starfsmanna með því að hafa betri yfirsýn yfir veikindafjarveru og skoða hvað þau geti gert til að draga úr henni.
Markmið með fjarverustjórnun er fyrst og fremst að minnka fjarveru á vinnustað og stytta fjarvistatímann. Einnig að leiðbeina og móta viðhorf stjórnenda og starfsmanna til veikindafjarveru og ýta undir þær áherslur að vinnustaðurinn er mikilvægur fyrir líðan og velferð einstaklinga. Hér skipta forvarnir miklu máli.
 

Gott samstarf er lykilatriði

Ástæður fjarveru eru bæði fjölþættar og flóknar, bæði innan og utan vinnustaðarins og því er mikilvægt fyrir stjórnendur að hafa viðmið og leiðbeiningar að fara eftir þegar rætt er um ástæður veikindafjarveru eða þegar aðgerða er þörf. Sjúkdómar eru einkamál starfsmanns en veikindafjarvera hefur áhrif á vinnustaðinn og hana þarf að ræða.

Stjórnendur gegna lykilhlutverki varðandi stjórnun og meðferð fjarveru en mikilvægt er að starfsmenn þekki til stefnu eða viðmiða vinnustaðarins varðandi fjarveru. Til að ná sem bestum árangri í fjarverustjórnun er mikilvægt að hafa gott samstarf og skilning milli stjórnenda og starfsmanna á vinnustaðnum.

Stigvaxandi endurkoma

Eftir veikindi eða slys getur verið dýrmætt fyrir starfsmann að geta komið rólega til vinnu til að ná upp fyrra þreki og átta sig á starfsgetu sinni. Stigvaxandi endurkoma til vinnu er góð leið til að mæta þeirri þörf. Þá er miðað við að einstaklingur byrji í hlutastarfi og jafnvel í léttari verkefnum og auki svo við sig vinnu stigvaxandi þar til hann er kominn í viðeigandi starfshlutfall.

Fyrirtækið og einstaklingurinn gera þá saman áætlun um það hvernig endurkomunni skuli háttað, ákveða starfshlutfall, verkefni, samskipti, breytingar á vinnuaðstöðu ef þarf og stuðning frá fyrirtækinu. Einnig er rætt hvernig fyrirhugað sé að auka starfshlutfall og hvenær eigi að endurmeta áætlunina.

Hagur fyrirtækis af endurkomu til vinnu

  • Fyrirtækið viðheldur dýrmætri þekkingu og reynslu innan fyrirtækisins.

  • Kemur í veg fyrir kostnaði við ráðningu á nýjum starfsmanni og þjálfun.

  • Starfsmannavelta verður minni.

  • Skapar jákvæða fyrirtækjamenningu og góðan starfsanda.

  • Styrkir ímynd fyrirtækisins út á við – jákvæð umfjöllun.

Hagur starfsmanna af endurkomu til vinnu

  • Kemur í veg fyrir starfsmissi og áfall sem af því hlýst - áfall sem gæti leitt til frekari veikinda.

  • Bætt heilsa - vinnan er góð fyrir andlega og líkamlega heilsu.

  • Gerir starfsmanni kleift að tilheyrir áfram hópi samstarfsmanna sem hann hefur tengst tilfinningaböndum.

  • Viðheldur fyrri starfsímynd sem getur verið stór hluti af sjálfsmynd einstaklings.

  • Styrkir sjálfsvirðingu og eykur vellíðan - getur starfað við það sem hann kann og hefur ánægju af.

  • Viðheldur fjárhagslegu sjálfstæði.

Samtal um vinnuumhverfi og líðan í starfi

Eftir langa veikindafjarveru er gagnlegt að fara formlega yfir stöðu starfsmanns og aðstæður á vinnustað sem geta haft áhrif á líðan hans og möguleika til að sinna starfinu.
Með samtali um endurkomu til vinnu fara stjórnandi og starfsmaður yfir stöðuna og gefst þá starfsmanni tækifæri til að hafa áhrif á aðstæður sínar á vinnustað með því að skoða verkefni, vinnufyrirkomulag, samskipti og fleira.
Á grundvelli þessa samtals og mati stjórnenda er síðan hægt að gera samkomulag um breytingu á vinnufyrirkomulagi eða verkefnum til skemmri eða lengri tíma, svokallaða virkniáætlun.

Ítarefni fyrir samtalið:

Til að auðvelda stjórnendum að taka á móti starfsmanni sem er að koma úr veikindaleyfi er gott að nota staðlað samtal um endurkomu til vinnu:

Til að finna lausnir sem eru góðar fyrir starfsmanninn og stjórnandann/atvinnurekandann verða báðir aðilar að leggja sitt af mörkum. Gott samtal krefst gagnkvæmrar virðingar og jákvæðra viðhorfa.

Upplýsingar sem fram koma í samtalinu eru trúnaðarmál, þær eiga ekki að berast til annarra nema báðir aðilar samþykki það.

VIRK Atvinnutenging

VIRK tengir einst­aklinga við fyrir­tæki og stofn­anir.
VIRK Atvinnutenging er samstarf VIRK við fyrirtæki og stofnanir um ráðningar á einstaklingum sem eru að ljúka starfsendurhæfingu. VIRK aðstoðar einstaklinga, en ekki síður vinnustaði, við ráðningar og endurkomu til vinnu, tengir saman einstaklinga við fyrirtæki eða stofnanir út frá óskum beggja aðila. Frekari upplýsingar í þessari stuttu kynningu á VIRK Atvinnutengingu. 

Grundvöllurinn er gott samstarf og að tekið sé tillit til og sýndur skilningur á mismunandi þörfum og menningu hvers fyrirtækis og því er efling samstarfs VIRK við fyrirtæki og stofnanir mjög mikilvægur þáttur í verkefninu. 

Margar og ólíkar ástæður geta legið fyrir því að fólk falli út af vinnumarkaði og þarfnist starfsendurhæfingar. Streita í starfi, afleiðingar slysa og áfalla eða andlegir sem líkamlegir sjúkdómar. Mikilvægt er að við sem samfélag tökum vel utan um þessa einstaklinga og hjálpum þeim að fóta sig aftur á vinnumarkaði.

Hvetjandi úrræði

Framlag allra skiptir máli, bæði fyrir samfélagið og einstaklinginn sjálfan. VIRK Atvinnutenging hvetur atvinnurekendur til að skoða ráðningar með opnum huga og nýta sér slíka starfskrafta þar sem það hentar. Allir geta fundið sína fjöl.

Yfir 500 fyrirtæki og stofnanir á skrá

Atvinnulífstenglar VIRK hafa heimsótt fyrirtæki og stofnanir til að leita eftir samstarfi og hafa rúmlega 500 fyrirtæki og stofnanir skrifað undir samstarfssamning við VIRK eða sýnt áhuga á samstarfi.

Atvinnulífstenglar VIRK . . .

  • ...veita fyrirtækjum og einstaklingum fræðslu og stuðning í upphafi starfs.
  • ...gera vinnuáætlun í samráði við fyrirtæki eða stofnanir um fyrstu vikur í starfi.
  • ...fylgja einstaklingum eftir, aðstoða við að yfirstíga hindranir og leysa úr málum.

Fyrirtæki og stofnanir geta skráð sig síðu Atvinnutengingar eða á  verumvirk.is og atvinnulífstenglar frá VIRK hafa samband í framhaldinu.

Ítarefni um málefnið: 

Árangursríkar starfsvenjur

Nýir straumar