Þættir sem stuðla að heilbrigðum vinnustað

Við kynnum hér þá sex þætti sem þurfa að vera til staðar á heilsusamlegum vinnustað samkvæmt Dr. Christina Maslach, prófessor við Berkeley háskóla í Kaliforníu, en alþjóða heilbrigðisstofnunin byggir skilgreiningu á kulnun sem vinnustaðavanda á kenningum hennar. Hér má lesa meira um kenningar Christina Maslach og hér má sjá grein byggða á fyrirlestri sem hún hélt á morgunfundi í samstarfi um Heilsueflandi vinnustað í maí 2020. Fjöldi annarra rannsókna sýnir einnig mikilvægi þessara grunnþátta.

Athyglisvert er að átta sig á að fleira hefur áhrif á streitu en vinnuálag svo sem sjálfræði í starfi, viðurkenning fyrir unnin störf, samfélagið á vinnustaðnum, sanngirni og réttlæti á vinnustað ásamt því hvernig gildi stafsmanns og vinnustaðar fara saman og þá um leið hvort starfsmanni finnist framlag hans hafa tilgang. Fjallað er nánar um þessar grunnforsendur hér að neðan.

Stjórnendahjólið

Stjórnendahjólið sem gefið er út af VIRK sýnir þessar sex grunnforsendur að heilbrigðum vinnustað samkvæmt Dr. Christina Maslach og úrskýrir um hvað þær snúast.

Grunnforsendurnar eru:

Frekari upplýsingar hér að neðan. Hægt er að nálgast Stjórnendahjólið í afgreiðslu VIRK í Borgartúni 18.

Hæfilegt vinnuálag

Til að starfsfólk ráði vel við vinnuálag gæti þurft að:

Gæta þess að kröfur og úrræði séu í jafnvægi.
Samræmi sé milli verkefna og vinnutíma.
Huga að mannaflaþörf.
Styðja við sjálfræði og sveigjanleika.
Virða jafnvægi vinnu og einkalífs.

Stjórnendur þurfa að axla ábyrgð á vinnuálagi á vinnustað og áhrifum þess á starfsfólk. Álag getur komið til vegna skipulags- og mannabreytinga. Einnig þegar aðstæður hafa áhrif á færni starfsfólks til að skila góðu starfi eins og þegar kröfur eru of miklar, vinnutíminn of langur og úrræði til að leysa verkefnin of fá.

Endurheimt

Hafi stafsfólk verið undir miklu álagi til lengri tíma og virðist stefna í kulnun þarf að byrja á að huga að því að það fái tækifæri til að endurheimta orkuna sína.

Hlutverk stjórnenda í því ferli er að gæta þess að starfsfólk hafi þau tæki, tól og leiðir sem þarf til að sinna starfinu, styðja við starfsfólkið á endurheimtarferlinu, setja skynsamleg takmörk á vinnutíma og sjá til þess að það sé hægt að leysa verkefnin innan vinnutímans. Þá er mikilvægt að gefa svigrúm til að taka vinnuhlé til að hlaða batteríin, hvetja starfsfólk til að fara heim þegar vaktin er búin, nýta pásurnar og sumarleyfisdagana. Síðast en ekki síst þurfa stjórnendur að vera góðar fyrirmyndir og ástunda það sem þeir boða. Auk þessa gætu vinnustaðir líka boðið upp á hvíldarrými, svæði fyrir líkamsrækt eða jóga og svigrúm fyrir gönguferðir eða jákvæðar tæknilausnir.

Starfsfólkið sjálft gæti þurft að huga að því að taka upp góðar svefnvenjur. Það gæti þurft að finna út hvernig sé best að skipta deginum milli vinnu og einkalífs, tryggja að jafnvægi sé milli hreyfingar og hvíldar, huga að nýtingu þess tíma sem fer í að fara til og frá vinnu eða gera breytingar á heimavinnu sem framkvæmd er á kvöldin og um helgar.

Draga úr hættu á kulnun

Þegar vinnuálag er orðið of mikið ættu stjórnendur að draga úr fjölda verkefna og stytta tíma við vinnu, finna lausnir með starfsfólkinu til að breyta verkferlum í þeim tilgangi að laða fram gæði umfram magn. Einnig gæti þurft að finna nýjar leiðir til að manna afleysingar, útbúa tilfærslur í störfum þannig að skiptist á álagsstörf og störf sem bjóða hvíld frá álaginu. Alltaf er svo viðeigandi að stuðla að góðum samskiptum og trausti innan teyma. Þá þarf mögulega að gefa aukinn sveigjanleika til að mynda með því að bjóða starfsfólki að gera tímabundnar breytingar á vinnutíma sínum.

Tími starfsfólks er dýrmætur og skiptist í vinnu, svefn og einkatíma. Tíminn utan vinnu er lífið sjálft og skiptir fólk svo miklu máli. Þetta er tíminn sem það ver með fjölskyldu, vinum og kunningjum eða sinnir erindum, eldar matinn, tekur þátt í allskonar, fer á tónleika, sinnir áhugamálum, iðkar íþróttir, fer í ræktina, ferðast og svo framvegis.

Með störfum sem hægt er að vinna hvar og hvenær sem er - á kaffihúsinu, heima eða á ferðinni - hefur vinnan flætt inn á þennan einkatíma sem öllum er svo mikilvægur. Þegar fólki tekst að gera skýr mörk og vaðveita einkatímann sinn þá farnast því betur. Huga þarf alveg sérstaklega að skipulagi hjá alþjóðlegum fyrirtækjum sem starfa á ólíkum tímabeltum því hjá þeim hafa mörkin um afmarkaðan vinnutíma raskast svo mikið að setja þarf sameiginlegar reglur um til hvers sé ætlast af starfsfólkinu.

Sjálfræði í starfi

Til að starfsfólk upplifi sjálfræði í starfi gæti þurft að:

Stuðla að trausti og sálfræðilegu öryggi.
Veita frelsi til að taka ákvarðanir og leysa úr verkefnum eftir því sem hægt er.
Koma auga á og nýta færni starfsfólks.
Huga að sveigjanleika í starfi.

Stjórnun sem byggir á trausti er lykillinn að auknu sjálfræði og vellíðan í starfi. Þegar starfsfólk getur tekið ákvarðanir og haft aðgang að viðeigandi úrræðum vinnur það vel, getur náð helgun í starfi og tekið frumkvæði. Við þær aðstæður hefur líka verið sýnt fram á að starfólk afkastar meiru, getur jafnvel unnið lengur og þolir betur álagið. Stjórnendur þurfa því að hafa kjark til að fela starfsfólki meiri stjórn og ábyrgð á verkefnum. Til að tryggja góðan árangur ættu þeir að koma auga á og nýta færni starfsfólksins og bjóða því upp á fræðslu og þjálfun þegar þörf er á.

Innan vinnustaða þurfa allir að hafa rödd og upplifa sálfræðilegt öruggi til að gera tjáð sig og átt eðlileg samskipti við samstarfsfólk. Árangursríkur stjórnandi þarf því að vera góður hlustandi og eiga samráð við starfsfólkið um leiðir. Góðum árangri má oft ná með auknum sveigjanleika því í þeim aðstæðum getur starfsmaður aðlagað starfið að eigin færni og þörfum, breytt rútínunni, valið annan tíma eða stað til að vinna verkefnin eða fundið betri lausnir til leysa þau.

Viðurkenning

Til að starfsfólki finnst það fá viðurkenningu fyrir framlag sitt gæti þurft að:

Hrósa með rökum fyrir vel unnin störf.
Eiga samráð við starfsfólk um viðburði og viðurkenningar.
Veita teymum viðurkenningar frekar en einstaklingum.
Gæta þess að starfsfólk hafi verkefni við hæfi sem stuðla að innri viðurkenningu.

Allir hafa þörf fyrir að fá viðurkenningu fyrir framlag sitt á vinnustað. Stjórnendur ættu að hafa í huga að jákvæð viðurkenning er margfalt áhrifaríkari en skammir og refsingar. Til að starfsmaður meðtaki að stjórnandi kunni virkilega að meta vinnuframlag hans getur það hjálpað stjórnandanum að taka fram hvað það er sem eftir er tekið og færa þannig rök fyrir hrósinu.

Einna mikilvægast er að ná fram innri viðurkenningu hjá starfsmanninum en hún næst þegar verkefnin eru nægilega krefjandi og eru metin verðug innan vinnustaðar en glatast þegar starfsfólki finnst verkefnin léttvæg og letjandi. Hafa þarf jafnframt í huga að viðurkenningar sem felast í launum, hlunnindum og möguleikanum á að þróast í starfi þurfa að vera réttlátar og falla að vinnuframlagi, mati og væntingum starfsmanns eftir því sem hægt er.

Æskilegt er jafnframt að draga úr samkeppnistengdum viðurkenningum því þær hampa einum sigurvegara/starfsmanni á meðan hinum finnst þeir hafa tapað. Árangursríkara er að beina athyglinni að sameiginlegum árangri teyma eða vinnustaðar og gæta réttlætis. Einnig er gott að hafa samráð við starfsfólk um viðurkenningar til að þær falli að þörfum og óskum starfsfólks.

Gullna reglan er að við veitum framlagi hvers annars eftirtekt og hrósum fyrir vel unnin störf, styðjum við bakið á hvort öðru og deilum gleðinni af vel unnu verki.

Styðjandi samfélag

Til að starfsfólki finnst það starfa í styðjandi samfélagi gæti þurft að:

Tryggja uppbyggileg og styðjandi samskipti sem byggja á gagnkvæmri virðingu.
Fylgja lögum um einelti og áreitni.
Vera góð fyrirmynd í starfsháttum og samskiptum.
Gæta þess að verkferlar og hlutverk séu skýr.
Skapa menningu þar sem allir eru velkomnir.

Það hvorki þurfa né geta allir verið sammála um allt á vinnustaðnum en það þarf að vera hægt að vinna úr ágreiningi og finna leiðina fram á við. Starfsfólk þarf að treysta og finna til sálfræðilegs öryggis svo það þori að tjá sig. Eins þurfa allir að vita hvert þeir geta leitað til að fá ráðgjöf, leiðbeiningar og stuðning og þá er mikilvægt að hlutverk hvers og eins á vinnustaðnum sé skýrt. Til að tryggja styðjandi samfélag á vinnustað þarf að huga að lausnum fyrir vinnustaðinn og teymin, endurskoða störf og ferla en ekki einblína á einstaklinga. Gott er að hafa í huga að ferlar á vinnustað eru fyrir heildina og snerta allt starfsfólkið.

Gagnkvæm virðing og traust eru hér lykilatriði og byggja á því að við tökum eftir hvort öðru, tryggjum þátttöku allra, kunnum að meta hvort annað og tökum tillit til mismunandi þarfa.

Stjórnendur gegna hér stóru hlutverki og þurfa að vera fyrirmynd í styðjandi samfélagslegri hegðun og átta sig á því að fólk bregst við virðingu með virðingu og vanvirðingu með vanvirðingu. Það er ekki nóg að hengja skilaboð upp á vegg ef stjórnendur virða þau ekki. Virðing á báða bóga leiðir síðan til meiri helgunar í starfi. Ef grunnurinn er góður er líklegra að einstaka slæm samskipti, sem geta alltaf gerst á bestu stöðum, hafi minni áhrif.

Ekki má svo gleyma að huga að þessum þáttum í ráðningarferlum og nýliðastuðningi svo nýtt starfsfólk geti strax orðið hluti af vinnustaða samfélaginu.

Sanngirni & réttlæti

Til að starfsfólki finnst að sanngirni og réttlæti ríki á vinnustaðnum gæti þurft að:

Skapa vinnustaðamenningu sem byggir á trausti og virðingu.
Skoða hvort ákvarðanir innan vinnustaðar séu réttlátar og gagnsæjar.
Huga að aðkomu starfsfólks að skipulagi og gerð ferla.
Hafa í huga ólíkar þarfir starfsfólks.

Réttlæti og sanngirni á vinnustað skiptir miklu máli og jafnvel meira en launahækkanir og vinnuálag. Ef réttlætis og sanngirni er ekki gætt, svo sem við veitingu viðurkenninga, er hætta á að það fari að gæta neikvæðra viðhorfa. Best er ef gagnsæi ríkir t.d. hvað varðar stöðuhækkanir og einnig að starfsfólk fái að koma að útfærslum á veitingu viðurkenninga á vinnustaðnum. Verkefnum þarf að vera útdeilt á sanngjarnan máta og það þurfa að vera til ferlar til að taka á málum sem kunna að koma upp. Bæði það sem er gert og það sem er ekki gert skiptir hér máli og einnig ekki bara það sem er sagt heldur líka hvernig það er sagt.

Sanngirni byggir annars vegar á því að komið sé eins fram við alla og hins vegar að ekki sé verið að hampa neinum sérstaklega. Hér flækist málið aðeins því þetta þýðir í raun að komið sé eins fram við alla óháð þörf hvers og eins en það skiptir líka máli að komið sé fram við starfsfólk byggt á þörfum hvers og eins. Stundum getur þurft að nota mismunandi aðgerðir til að allir fá jafnt; samanber fjöldi salerna í leikhúsi svo allir nái sýningunni en þá þarf einmitt fleiri salerni fyrir konur. Starfsfólk hefur líka mismunandi þarfir og best er auðvitað ef hægt er að hagræða hlutum þannig að komið sé til móts við alla.

Ef starfsfólk hefur upplifað ósanngirni í lengri tíma getur líka tekið langan tíma að laga ástandið og hægt að líkja því við það að ganga með smásteina í skónum; við þolum það í smá tíma en svo verður það óþolandi.

Gullna reglan um að koma fram við náungann eins og við viljum að hann komi fram við okkur er enn í fullu gildi.

Gildi & tilgangur

Til að starfsfólki finni tilgang með störfum sínum og finni samhljóm með gildum vinnustaðar gæti þurft að:

Gæta þess að starfsfólk átti sig á mikilvægi framlags síns svo það finni tilgang með störfum sínum.
Gæta þess að verkefni starfsfólks falli sem best að gildum þeirra.
Huga að því að yfirlýst gildi endurspegli starfsemi vinnustaðar.

Gildi

Gildi og viðhorf liggja að baki öllu sem við gerum í lífinu og eru grunnurinn að því hvernig við veljum okkar leið. Gott er ef starfsfólk þekkir gildin sín. Eins er mikilvægt að gildi vinnustaðar séu vel þekkt og sýnileg og ekki síður að þau endurspeglist í starfseminni. Starfsfólk sem upplifir að gildi vinnustaðar og þeirra eigin gildi fari saman sýnir meiri helgun í starfi og á þá síður á hættu að lenda í kulnun.

Hægt er að upplifa misræmi í gildum á margan hátt en verst er ef starfsfólk upplifir bil á milli þess sem er sagt og þess sem er gert. Eins er mikilvægt að starfsfólk upplifi ekki að það þurfi að segja og gera eitthvað í sínu starfi sem gengur gegn grunngildum þeirra. Til lengdar getur slík staða valdið siðferðislegum skaða (moral injury) og hærri laun bæta ekki líðanina í slíkri stöðu.

Tilgangur

Hvað tilgang varðar þá langar okkur öllum að upplifa að framlag okkar skipti máli. Stjórnendur geta stuðlað að því að starfsfólk upplifi tilgang í starfi með því að hafa fá skýr markmið sem sett eru fram með líflegum lýsingum og allir á vinnustaðnum stefna að. Gott dæmi er þegar NASA undirbjó mannað flug til tunglsins. Markmiðið var einfalt og skýrt; að landa manni á tunglinu og koma honum öruggum til baka. Með skýrum áherslum tókst þeim að ná því að starfsfólkið sá verkefnin sín ekki lengur sem einangraða röð aðgerða heldur sem hlekk í keðjunni sem þurfti til að koma manni á tunglið. Sambærilegt dæmi gæti verið starfsfólk við ræstingar á heilbrigðisstofnun sem eru mikilvægur hlekkur í þeirri keðju að koma í veg fyrir sýkingar og smit.

Byggt á kenningum Christina Maslach sem koma m.a. fram í nýjustu bók hennar og Michael Leiter; „The Burnout Challenge“. Bókina má jafnframt nálgast á Storytell.

„{q}“